Obveze stvaratelja i imatelja

Stvaratelji gradiva su tijela javne vlasti, pravne ili fizičke osobe, grupe osoba koje obavljaju određenu djelatnost i čijim djelovanjem nastaje dokumentarno i arhivsko gradivo.

Stvaratelji javnog dokumentarnog i arhivskog gradiva dužni su: 

  • osigurati da javno dokumentarno gradivo koje posjeduju bude primjereno zaštićeno, sređeno i opisano te dostupno ovlaštenim osobama u uređenom dokumentacijskom sustavu,
  • osigurati prostore za odlaganje i čuvanje javnog dokumentarnog gradiva,
  • utvrditi pravila i postupke nastajanja izvornog javnog gradiva u digitalnom obliku te osigurati pretvorbu arhivskog gradiva nastalog u fizičkom ili analognom obliku u digitalni oblik.
  • odrediti djelatnika za rad u pismohrani koji mora imati položen stručni ispit iz arhivske struke ili stručni ispit za zaštitu i obradu arhivskog gradiva,
  • izraditi Pravila za upravljanje dokumentarnim gradivom, u kojem će urediti sva pitanja organizacije, obrade, odlaganja i čuvanja, odabiranja i izlučivanja dokumentarnog gradiva,
  • sastaviti popis i odrediti rokove čuvanja za sve vrste gradiva koje nastaje njegovim radom te takav popis javnog dokumentarnog gradiva s rokovima čuvanja dostaviti nadležnom arhivu na odobrenje,
  • redovito odabirati arhivsko gradivo iz dokumentarnog gradiva,
  • redovito provoditi izlučivanje gradiva čiji je rok čuvanja istekao, a najkasnije 5 godina od posljednjeg provedenog postupka te za izlučivanje tražiti odobrenje nadležnog arhiva,
  • jednom godišnje redovito dostavljati nadležnom arhivu popis cjelokupnog javnog dokumentarnog i javnog arhivskog gradiva do kraja godine za prethodnu godinu,
  • omogućiti ovlaštenim djelatnicima nadležnog državnog arhiva obavljanje stručnog nadzora nad čuvanjem njihova gradiva te se pridržavati uputa nadležnog arhiva glede zaštite gradiva
  • predati javno arhivsko gradivo nadležnom arhivu u uvjetima i rokovima određenim Zakonom o arhivskom gradivu i arhivima,
  • obavještavati nadležni arhiv o svim važnijim promjenama u vezi s gradivom i omogućiti mu uvid u stanje gradiva.

Vlasnici ili posjednici privatnog arhivskog gradiva koji čuvaju arhivsko gradivo ili pojedinačne dokumente trajne vrijednosti, dužni su:

  • obavijestiti nadležni arhiv o posjedovanju gradiva,
  • čuvati gradivo i poduzimati mjere potrebne za njegovo sigurno čuvanje i zaštitu,
  • srediti gradivo i izraditi popis,
  • dopustiti ovlaštenoj osobi nadležnog arhiva da pregleda gradivo i po potrebi provede sigurnosno snimanje.

Ako vlasnik ili posjednik privatnog arhivskog gradiva nemarno ili nestručno čuva gradivo tako da postoji opasnost da ono bude oštećeno ili uništeno, nadležni arhiv može rješenjem odrediti da se arhivsko gradivo preda arhivu na čuvanje dok vlasnik ili posjednik ne dokaže da je osigurao propisane uvjete.