- Imatelji gradiva dužni su nadležnom arhivu dostaviti popis svih dokumentacijskih cjelina / zbirki koje posjeduje.
- Popis mora sadržavati naziv imatelja, vrijeme nastanka i količinu gradiva, medij i vrstu zapisa, opis sadržaja te popis manjih skupina na koje je dokumentacijska cjelina / zbirka podijeljena.
- O svim promjenama imatelj je dužan obavijestiti nadležni arhiv u roku od petnaest dana.
- Za svaku dokumentacijsku cjelinu vodi se popis gradiva (podatci o dokumentacijskim skupinama na koje je cjelina podijeljena i arhivskim jedinicama u svakoj pojedinoj dokumentacijskoj skupini s preciznim opisima dokumentacijskih skupina i arhivskih jedinica).
- Pravilnik o izmjenama i dopunama Pravilnika o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva (NN 106/07) propisuje način dostave popisa dokumentacijskih zbirki i gradiva koje one sadrže.
- Imatelji su obvezni podatke dostaviti u elektroničkom obliku na jedan od dva moguća načina:
Elektronički obrasci
- xml datoteke sa strukturiranim podacima popisa (sheme su javno dostupne na mrežnim stranicama ARHiNET-a) – imatelji i dalje moraju voditi evidencije propisane čl. 5. i 6. Pravilnika (NN 63/04) Više informacija
Izravan upis u bazu nadležnog arhiva
- izravan upis u bazu podataka nadležnog arhiva u nacionalnom arhivskom informacijskom sustavu ARHiNET (potrebna registracija preko nadležnog arhiva) – imatelji nisu dužni voditi evidencije iz čl. 5. i 6. Pravilnika (NN 63/04) s obzirom da baza podataka ima funkciju evidencije njihovog gradiva Više informacija
